Cyfrowe przesyłanie dokumentów stało się obecnie standardem. Wpływ na taki stan rzeczy miała nie tylko pandemia, ale również fakt, iż przez Internet można przekazać niezbędne umowy, kontrakty itd. szybciej, taniej i bardziej ekologicznie. Ale czy bezpiecznie? Dowiedz się, co radzi w tym zakresie kancelaria adwokacka.

Kiedy przesyła się dokumenty przez internet?

Z internetową wysyłką dokumentów można mieć do czynienia w wielu sytuacjach. To powszechna praktyka np. wśród firm współpracujących z zewnętrznymi biurami rachunkowymi. Dziś to skany faktur są bardziej pożądane niż faktyczne papierowe dokumenty. Dokumentacja w postaci cyfrowej trafia też do instytucji państwowych, np. do ZUS czy urzędów skarbowych.

Równie często dokumenty przez internet odbiera niejeden prawnik. Kraków to miejsce działalności kancelarii adwokackiej SPZR Law Office, której przedstawiciel wyjaśnia, że ta forma wysyłania dokumentów jest najszybsza i najwygodniejsza. – Trzeba jednak zadbać o to, aby dane zostały przesłane bezpiecznie, a więc w sposób, który uniemożliwi dostęp do nich osobom nieuprawnionym – dodaje ekspert.

Kancelaria prawna podpowiada: zasady bezpiecznego wysyłania dokumentów online

Zastanawiasz się, co zrobić, aby w bezpieczny sposób wysłać dokumenty przez internet? Oto kilka zasad, których warto przestrzegać.

  • Wysyłaj dokumenty online wyłącznie zaufanym adresatom

Nierekomendowane są praktyki takie jak np. wysyłanie skanu dowodu osobistego osobom, które zachęcają do przekazania takich danych pod pretekstem przesłania dużej sumy pieniędzy. To najczęściej próba wyłudzenia informacji, które później mogą zostać wykorzystane np. do wzięcia na ofiarę takiego oszustwa kredytu.

Dlatego dokumenty online – zwłaszcza te w formie podpisanych skanów – przesyłaj wyłącznie osobom i podmiotom, do których masz zaufanie. Może to być np. kancelaria adwokacka, z którą uprzednio nawiązałeś kontakt.

  • Upewnij się, że adres e-mail, na który przesyłasz dokumenty, jest poprawny

Nierzadko zdarza się, że klienci, którym potrzebne są porady prawne, wysyłają dokumentację przed spotkaniem z prawnikiem. Bywa jednak, że literówka w adresie e-mail sprawia, że dociera ona pod niewłaściwy adres. Dlatego zawsze upewnij się, czy wpisując go, nie popełniłeś błędu. Istotne jest także zastosowanie właściwych znaków interpunkcyjnych!

  • Jeśli przesyłasz dokumenty do „chmury”, wybierz zaufanego dostawcę usług

Często zdarza się, że skany dokumentów stają się tak dużymi plikami, że załączenie ich bezpośrednio do wiadomości e-mail staje się niemożliwe. Wtedy najwygodniejszym rozwiązaniem będzie ich umieszczenie na serwisie hostingowym i przesłanie odbiorcy linka do ich pobrania. Jeśli chcesz skorzystać z takiego rozwiązania, upewnij się, że wybierasz zaufanego dostawcę. Nie jesteś pewien, z jakiego serwisu skorzystać? Pomocy przy jego wyborze udzieli Ci np. kancelaria adwokacka, z którą nawiązałeś kontakt.

  • Upewnij się, że załączasz właściwe pliki

Pomyłki są często związane również z zawartością przesyłanej wiadomości. Sprawdź, czy na pewno załączyłeś / przesłałeś skany właściwych dokumentów – tych, które dotyczą omawianej sprawy i co do których przesłania masz uprawnienia.

  • Rozważ zabezpieczenie dostępu do plików hasłem

Hasło możesz ustanowić zarówno na pojedyncze pliki word/pdf/excel, jak i na spakowane archiwum zawierające wszystkie dokumenty. Odbiorca odczyta je dopiero wówczas, kiedy poda znane mu hasło. Możesz je przekazać księgowemu czy prawnikowi w rozmowie telefonicznej czy np. wysyłając w wiadomości SMS. To zmniejszy ryzyko dostępu osób trzecich do tych danych.

Rozwaga w połączeniu z uważnym wyborem narzędzi stosowanych do przesyłania plików drogą elektroniczną – to najprostszy sposób na to, aby ich przekazywanie przez internet odbyło się bezpiecznie.